Règelements généraux

Règlements généraux 

Amis Tourneurs de l’Estrie – ATE

Note : Le genre masculin est employé ici dans le seul but d’alléger le texte.
Version 2019-01-25

Ces règlements sont applicables dans le cadre de la gestion et de l’opération de l’association « Amis Tourneurs de l’Estrie – ATE », constituée  en  Organisme Sans But Lucratif (OSBL)  selon  les  dispositions  de  la  partie  III de la  Loi  sur  les  compagnies  par  lettres  patentes du 2018-10-17.

Article 1.   DÉNOMINATION SOCIALE
 La dénomination sociale de l’organisme est « Amis Tourneurs de l’Estrie – ATE »

Article 2.   OBJETS
Les objets pour lesquels l’organisme est constitué sont les suivants :

  • Promouvoir le tournage sur bois et les arts associés dans la région de l’Estrie;
  • Assurer le développement et le partage de connaissances et pratiques sécuritaires et efficientes pour les membres.
Article 3.  SIÈGE SOCIAL
Le siège social de l’organisme est situé en Estrie et  est  établi  à  l’adresse déterminée par le conseil d’administration.

Article 4.  MEMBRES

  Article 4.1.      Catégories

L’organisme  compte  quatre (4) catégories de membres, soit les membres actifs, les membres actifs honoraires, les membres individuels et les membres associés.

  • les membres actifs de l’organisme sont les individus intéressés aux objectifs et aux  activités  de  l’organisme et qui  acquittent  le  montant  de  la  cotisation annuelle. Ils ont droit de parole et droit de vote.
  • les  membres actifs honoraires  sont  les  membres actifs  ou  organismes  que  le  conseil d’administration  veut  honorer  pour  services  rendus  ou  qui  manifestent leur intérêt ou leur appui à l’organisme. Ils ne paient pas de cotisation. Les organismes qui sont associés à ce titre n’ont pas droit de vote.
  • les  membres  individuels  sont  les  individus  qui  ne  font  pas  partie  de l’organisme,  mais  qui  participent  à  l’occasion  aux  rencontres ou autres activités et qui doivent payer un coût d’entrée préalablement fixé par le conseil d’administration pour l’année en cours. Ils n’ont pas droit de vote.
  • les membres associés sont les individus ou associations considérés comme des commanditaires de l’organisation.  Ils  apportent un  soutien  financier  ou  accordent des rabais  aux membres dans le cadre de leurs opérations.  Ils ne paient pas  de  cotisation  et n’ont pas droit de vote.

Sauf  les  membres  actifs,  toutes  les  autres  catégories  de  membres  ont  droit  de parole seulement lors des assemblées auxquelles ils assistent. 

             Article 4.2.       Cotisation annuelle

  • Le montant de la cotisation annuelle des membres actifs peut être suggéré ou fixé par  le  conseil  d’administration,  mais  il  doit  être  entériné  par  les  membres  à l’assemblée générale annuelle.
  • Ce  montant  peut  être  payable  à  une  date  fixe  déterminée  par  le  conseil d’administration ou être payé en tout temps pour les nouveaux membres qui intègrent l’organisation au cours de l’année. Si l’inscription d’un nouveau membre survient durant la saison d’automne, le coût de la cotisation sera déterminé en fonction du nombre de rencontres restantes avant la fin de l’année.
  • La cotisation est non remboursable et permet d’assister à toutes les rencontres de l’année qui suivent la date du paiement de la cotisation.

             Article 4.3.        Suspension et expulsion

Le  conseil  d’administration  peut  suspendre  pour  la  période  qu’il  détermine  ou expulser tout membre  qui  ne  se  conforme pas  aux  règlements  de  l’organisme  ou dont la conduite est jugée préjudiciable à celui-ci.

Cependant,  avant  de  prononcer  la  suspension  ou  l’expulsion  d’un  membre,  le conseil  d’administration  doit, par  courrier  recommandé ou par courrier électronique avec confirmation de lecture,  l’aviser  de  la  date  et  de l’heure de l’audition de son cas, lui faire part des motifs qui lui sont reprochés et lui  donner  la  possibilité  de  se  faire  entendre.  La  décision  du  conseil d’administration est finale. La suspension ou l’expulsion d’un membre ne le délie pas de ce fait des obligations déjà contractées envers l’organisme et ne lui donne pas droit au remboursement de la cotisation annuelle qu’il aurait déjà payée.

Article 5.   ASSEMBLÉE DES MEMBRES 

             Article 5.1.      Composition

L’assemblée des membres est composée des membres actifs et des administrateurs siégeant sur le conseil d’administration de l’organisme.

             Article 5.2.     Vote

  • Chaque membre actif présent à une assemblée a droit à un seul vote.
  • Le vote par procuration n’est pas autorisé.
  • Le président de l’organisme a un vote prépondérant en cas d’égalité des voix, ou il peut demander un nouveau tour de scrutin.
  • Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par le tiers (1/3) des membres actifs présents.

             Article 5.3.     Quorum

Le  quorum  à  toute  assemblée  des  membres  est  de  20%  du  nombre  des membres actifs de l’organisme. 

             Article 5.4.        Assemblée générale annuelle

  • L’assemblée générale annuelle de l’organisme est tenue dans les quatre (4) mois suivant la fin  de  l’exercice  financier ,  à  la  date  et  à  l’endroit  fixés  par  le conseil d’administration. 
  • L’avis  de  convocation  signé  par  le  président  ou  le secrétaire doit être envoyé, par courrier  électronique aux membres actifs au moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée.
  • L’omission accidentelle de transmettre l’avis de convocation à un membre actif ou à un administrateur de l’organisme n’a pas pour effet de rendre nulles l’assemblée et les décisions prises.

             Article 5.5.            Pouvoirs de l’assemblée générale annuelle des membres

  • Élire les administrateurs de l’organisme.
  • Approuver les règlements généraux de l’organisme et leurs amendements.
  • Décider des politiques générales et des orientations de l’organisme.
  • Approuver le rapport financier annuel préalablement vérifié par le vérificateur interne.
  • Nommer le vérificateur interne pour la nouvelle année.

             Article 5.6.       Assemblée spéciale

L’assemblée  spéciale  est  convoquée  par  le  secrétaire  sur  demande  du  conseil d’administration ou d’au moins  20 % des membres actifs de l’organisme. L’avis de  convocation  doit  être  adressé,  par courrier  électronique,  aux  membres  actifs  au moins sept (7) jours avant la date de l’assemblée. À cette assemblée, seuls les sujets mentionnés  à l’avis de convocation peuvent être discutés.

Article 6.  CONSEIL D’ADMINISTRATION

             Article 6.1.      Composition

Le conseil d’administration est composé de cinq (5) personnes  élues  lors  de  l’assemblée générale annuelle de  l’organisme.  Ces personnes doivent être majeures et être membres actifs de l’organisme. Le nombre d’administrateurs est déterminé par le conseil d’administration; il est souhaitable d’avoir un nombre impair. Article 6.2. Mandat

La durée normale du mandat des administrateurs est de  deux  (2) ans; il y aura deux administrateurs élus les années paires et trois les années impaires. Exceptionnellement la  durée peut être d’une année s’il est requis de procéder ainsi pour assurer une continuité au niveau du conseil d’administration. Les  administrateurs peuvent  être  réélus  à  la fin  de leur terme.

             Article 6.3.         Pouvoirs du conseil d’administration

  • Il administre les affaires de l’organisme.
  • Il élabore les politiques de fonctionnement. 
  • Il prépare et approuve les prévisions budgétaires de l’organisme.
  • Il  prend  action  suite  aux  demandes  des  membres  exprimées  lors  de l’assemblée générale annuelle.
  • Il détermine les tâches dévolues à chacun des administrateurs.
  • Il  exerce  tous  autres  pouvoirs  qui  lui  sont  conférés  en  vertu  de  la  loi  et  des règlements de l’organisme.
  • Le  conseil  d’administration  peut  former,  s’il  le  juge  à  propos,  tous  les  comités  qu’il  estime  nécessaires  aux  besoins  de l’organisme. Dans chaque comité formé, il devra y avoir un membre du conseil d’administration. Article 6.4. Assemblée du conseil d’administration
  • Le  conseil  d’administration  se  réunit  aussi  souvent  que  jugé  nécessaire  sur demande  du  président  ou  de  la  majorité  des  membres  du  conseil.  L’avis  de convocation  signé  par  le président  ou  le  secrétaire  est  transmis par courrier  électronique  au  moins deux (2)  jours  avant  la  date prévue  de  l’assemblée. Toutefois  s’il y a urgence, l’avis de convocation peut  être donné verbalement au moins vingt-quatre (24) heures à l’avance. Si tous les administrateurs sont présents ou  y  consentent, la  réunion  peut  alors  avoir  lieu  même  si  ce  délai  n’est  pas respecté.
  • Tout  administrateur  peut  renoncer  par  écrit  à  l’avis  de  convocation  à  une assemblée du conseil d’administration.
  • Les  résolutions  écrites  et  signées  de  tous  les  administrateurs  habilitées  à voter  ont  la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d’une assemblée régulière. Article 6.5. Quorum

Le quorum à toute assemblée est fixé à la majorité des membres du conseil.

             Article 6.6.      Vacance

Si une vacance est créée parmi les membres du conseil d’administration, elle peut être  comblée par  les  autres  membres  du  conseil  en  choisissant un  administrateur parmi  les  membres  actifs  en  règle  de  l’organisme.  L’administrateur  ainsi  élu termine  le  mandat  de  son  prédécesseur.  Malgré  toute  vacance,  le  conseil d’administration peut continuer d’agir, en autant qu’il y ait quorum.  

             Article 6.7.      Démission

Toute  démission  d’un  membre  du CA doit  être  envoyée  par  écrit  au  secrétaire  de l’organisme. Elle prend effet à la date de réception de cet avis ou à la date précisée dans  ledit  avis.  La  démission  d’un  membre  ne  le  délie  pas  de  ce  fait  de  ses obligations  déjà  contractées  envers  l’organisme.  Il  se doit aussi de retourner tout document  de  l’organisme  en  sa  possession  au  président  du  conseil d’administration. Article 6.8. Officiers

 Les officiers de l’organisme sont :

  • le président;
  • le vice-président;
  • le secrétaire;
  • le trésorier; • un (1) directeur.

Les officiers  sont  élus par et parmi les membres du conseil d’administration à la première assemblée du conseil qui suit l’assemblée générale annuelle.

Les vacances  survenues  dans les rangs  des  officiers  sont  comblées par le  conseil d’administration. Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir, en autant qu’il y ait quorum.

             Article 6.9.         Tâches et fonctions des officiers

Outre  les  tâches  et  fonctions  qui  leur  sont  dévolues  en  vertu  de  la  Loi  sur  les compagnies  et  des responsabilités mentionnées à l’article 6.3 du  présent  règlement,  les  officiers  de  l’organisme  exercent  les tâches et fonctions suivantes :

  • le président :

◦ il est le représentant officiel de l’organisme;

◦ il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration; 

◦ il  est  avec  le trésorier  et le vice-président  l’un  des  signataires  des  chèques  et autres effets de commerce de l’organisme;

◦ il  s’assure que les tâches  et  fonctions dévolues  aux officiers,  administrateurs, et bénévoles de l’organisme soient correctement effectuées;

◦ il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.

  • le vice-président :

◦ il remplace le président lorsque ce dernier est incapable d’agir;

◦ il assiste le président dans ses fonctions;

◦ il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration;

◦ il est avec le président et le trésorier l’un des signataires des chèques et autres effets de commerce de l’organisme.

  • le secrétaire :

◦ il assure le suivi de la correspondance de l’organisme;

◦ il a la charge du secrétariat et des registres de l’organisme;

◦ il  prépare  en  collaboration  avec  le  président,  les  avis  de  convocation et  les ordres du jour des assemblées de l’organisme;

◦ il dresse les procès-verbaux des assemblées de l’organisme;

◦ il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.

  • le trésorier :

◦ il est le responsable de la gestion financière de l’organisme;

◦ il s’assure de la bonne tenue des livres comptables de l’organisme;

◦ il  prépare  à  la  fin  de  chaque  année  financière  le  rapport  financier  de l’organisme;

◦ il est avec le président  et le vice-président l’un des  signataires des chèques et effets de commerce de l’organisme;

◦ il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration. 

  • le directeur :

◦ il exerce toutes les tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration. 

Article 6.10. Rémunération

Les  administrateurs  et  officiers  de  l’organisme  ne  sont  pas  rémunérés.  Ils  ont cependant le droit d’être remboursés pour les dépenses encourues dans l’exercice de  leurs  fonctions  selon  les  normes  déterminées  à  cet  égard  par  le  conseil d’administration.

Article 7.   AUTRES DISPOSITIONS

             Article 7.1.       Année financière

L’année financière débute le premier janvier de chaque année et se termine le dernier jour du mois de décembre de chaque année. Article 7.2. Rapport financier

Le rapport financier annuel de l’organisme, préparé par le trésorier et entériné par le vérificateur interne, est adopté par le  conseil  d’administration  et  soumis  ensuite  pour approbation  à  l’assemblée générale annuelle de l’organisme. Article 7.3.           Contrats

Les  contrats  et  autres  documents  requérant  la  signature  de  l’organisme  sont  au préalable  approuvés  par  le  conseil  d’administration  et  signés  ensuite  par  les personnes désignées à cette fin.

             Article 7.4.       Liquidation ou abandon

En cas de liquidation ou d’abandon des biens de l’organisme, ces derniers pourraient être dévolus à une organisation exerçant une activité semblable. Article 7.5.        Modification au présent règlement

Les  modifications  aux  règlements  généraux  de  l’organisme  doivent, conformément aux  exigences de  la  Loi  sur  les  compagnies,  être  adoptées  par  le conseil  d’administration et  ratifiées  ensuite en  assemblée générale annuelle ou spéciale. Le  conseil d’administration  peut,  dans  les  limites  permises  par  la  Loi  sur  les compagnies, amender les présents règlements, les abroger et en adopter de nouveaux. Ces  amendements,  abrogations et  nouveaux  règlements  sont  en vigueur  dès leur  adoption  et  ils  le  demeurent jusqu’à  la prochaine  assemblée générale annuelle  ou spéciale  des  membres  de  l’organisme,  où  ils  doivent alors  être  approuvés  pour continuer d’être en vigueur. Les modifications apportées aux règlements doivent être mentionnés lors de l’avis de convocation.

ADOPTÉ PAR LES ADMINISTRATEURS LE ………………………………………………

ET APPROUVÉ PAR LES MEMBRES LE ……………………………………………..